海外展会参展流程及注意事项

参加国际展览会是B2B领域线下拓展客户的关键途径，若能与客户访问相结合，将更有效地提升展会的成效。最近有朋友通过留言询问了关于参与海外展览会的步骤和需要留意的事项，因此，归类分享一下关于参与国外展览会的整个流程以及一些重要的注意事项。

1，确定每年国际展会的预算和计划

展会预算：
预算和规划对于从未参加过展会的公司来说可能是个挑战。对于预算，我的建议是，如果之前没有参展经验，可以先研究同行业其他公司每年的参展预算和情况。如果之前已经参加过展会，那么可以基于上一年的数据来制定今年的预算。如果对同行的情况一无所知，也没有任何参展历史，在资源和资金允许的情况下，可以选择参加3到5个针对性强的行业展会。这样，明年就可以依据这次经历来规划全年的预算。

至于规划，即决定一年内要参加多少个展会以及选择哪些展会，首先需要根据当年的预算来决定参加的展会数量。

参考几个方面对展会进行筛选
1，展会官网往届参展商信息：你可以访问展览会的官方网站，查阅上一年或上一届的展会详情，尤其是关注参展商的部分，看看是否有行业领导者或国内外的同行参与。如果存在这些情况，那么这个展会值得你优先考虑。

2，展会的组织部门或机构：展会通常由两类组织负责，一种是由国家相关部门，例如哈萨克斯坦工业部举办的矿山机械展；另一种是由大型展览公司，如英富曼、励展、ITE、汉诺威等国际知名展览公司承办的。这两种类型的展会都以高质量著称。

3，公司国外重点市场：根据你目前在国际市场上的定位，选择参加那些与你的主要市场相关的国家的展会，例如如果你的主要市场集中在东南亚和中亚地区，那么这些地区的展会就应当成为你的关注焦点。

4，公司行业相关：这很容易理解，展会的主题必须与你的行业和产品相匹配，如果完全一致则最佳。例如，如果你从事矿山设备行业，那么矿山机械展或与矿山相关的展会将是你的理想选择。

5，展会补贴情况：目前国家政策非常支持，对于参与国际展会的企业，政府会提供补贴。具体详情可以参考各省商务厅发布的相关文件，这些文件一般在每年的3月份左右公布。文件中会将国际展会分为几个等级，比如一、二、三类，每个等级的补贴政策都有所不同。如果面临两个相似的展会选择，一个属于一类，另一个属于三类，那么选择参加一类展会会更有利。至于一、二、三类的具体补贴标准，可以参考以下河南省的补贴标准作为参考，而其他省份的标准则需要查询各自省份的文件。

2，展前

为了确保展会能够达到预期的效果并充分利用投入的每一分钱，我们在参展前必须做好充分的准备工作。

展位的确认
一旦参展计划确定，接下来就是与展会组织方沟通，确保在展位图公布后能立即与你联系以确认展位。展位的位置对展会效果有直接影响。在选择展位时，应优先考虑靠近场馆主通道或交叉路口的位置，如十字路口或丁字路口。如果条件允许，尽量选择双开口展位（虽然通常会增加10%的费用），因为双开口展位的效果通常远胜于单开口展位。

参展人员确认
展会确定后，就可以开始考虑参展人员的安排。对于那些市场区域有明确划分的公司，比如说东南亚由专门的业务员负责，那么东南亚的展会就应优先考虑这个业务员。如果公司没有市场划分，那就可以根据客户的情况来选择参展人员。例如，如果在泰国有一个相关行业的展会，而你们公司在泰国有一个重要客户由业务A负责，那么业务A就是首选的参展人员。总的来说，人员的选择应根据公司市场和客户的情况，以便最大限度地发挥展会的效果，并且后续还会考虑客户的邀请和拜访安排。

参展商整理
展会确认后，一定要去到展会官网查看并整理参展商信息，因为有些参展商可能就是你的目标客户，所以要对本次展会的参展商有所了解，做好相关的准备。

护照，签证，机票及酒店
确保护照在参展开始时至少有六个月的有效期。例如，如果展会日期是2024年5月6日，你的护照必须有效至2024年11月7日或更久。同时，护照需要有足够的空白页，否则需要提前办理护照更换。签证方面，要提前了解参展国家的签证政策和办理时间，以免因签证问题错过展会。最后，对于机票和酒店，如果人员和行程已经确定，建议尽早预订。这样可以节省费用，因为临近展会日期时，机票和酒店的价格通常会上涨。

检查物品清单
展会所需物品包括展画、宣传册、宣传单页、名片、名片盒、客户信息登记表、笔、本子、透明胶带、双面胶、剪刀、订书机、订书钉、饮用水、纸杯、糖果、纸巾、湿巾、转换插头、充电宝以及小礼品等。

对参展国家客户进行重点开发
对展会举办国家的客户进行开发和邀请主要有两个方面。首先，针对该国家的现有客户，可以通过发送参展信息邀请他们来展位，这对于那些处于关键成交阶段的客户尤其有利，展会期间的面对面沟通可能促成订单确认。其次，针对该国家的新客户，可以利用这次展会的机会，向那些一直希望联系的公司发送开发信，邀请他们来参展，或者在展会结束后安排拜访。

3，展中

布展
参展人员需在组展方规定的时间内，通常是正式展期的前一天，按照要求完成展位的布置工作。布置完成后，请拍摄展位照片，确保照片包括整个展位的全貌，特别是展位门楣上的公司信息和展位号。这些照片在后续申请展会补贴时会用到。

展画
展画的设计至关重要。如果你经常参展，仅凭展画的设计就能区分展位是来自中国公司还是外国公司。许多国内企业的展画设计不佳，常见问题包括文字内容过多、尺寸不标准、图片质量差等。建议展画设计应简洁大方，色彩鲜明，视觉冲击力强。应多用高质量的大图，避免使用大量文字介绍，因为客户不会停下来阅读长篇的公司介绍。以下展示了一个典型的设计错误案例。

媒体播放
建议每个展会最好租用一台电视，播放公司制作的宣传片和产品介绍等内容。以标准展位9平方米（3×3米）为例，展位开口仅有3米，客户经过时在2侧都有展位的情况下，通常只有2-3秒时间。如果在这短暂的时间内客户没能注意到你的展位，可能就会错过。然而，如果有一台电视持续播放视频，客户更容易注意到你的展位，电视的视觉和听觉效果也能有效吸引客户，并提升对公司和产品的直观认识。因此，电视是非常重要的，如果条件允许，建议租用一台电视及其支架。

糖果，水，饮料，小零食等准备
这是一个加分项，可以事先准备一些糖果、饮料、小糕点和零食等。这些准备不仅能展示我们的服务，还能给客户留下良好的第一印象。

客户接待

这是展会中非常关键的环节。

首先，要展示自己的专业性。这取决于参展人员的业务能力，例如，客户提出的问题时，你需要提供准确且详尽的回答，展现你对业务的熟悉度和专业性。不能因为回答不准确或含糊其辞而给客户留下不佳的印象。因此，具备深厚的行业知识和业务能力至关重要。

其次，尽量为每位客户索取名片并拍照留念。这样，在晚间整理名片时，你可以通过合影来识别每张名片对应的客户。另外，客户可能在一天内参观了多个展位，容易对你们的展位印象模糊。有了合影，你可以在后续邮件中附上照片，帮助客户记起你们，从而有利于后期跟进。

第三，客户离开展位后，立即将客户信息记录在登记表或类似的记录表中。客户在交流过程中可能提到具体的要求或信息，比如价格敏感度、价格区间、产品要求、运输条款等。务必将这些信息整理记录下来，也可以根据沟通情况进行合理推断，例如客户是否曾在中国进口过产品、是否对价格敏感等。

客户邀约和拜访
展会之前已经邀请了老客户，所以在展会期间应留意这些客户是否有到展位进行沟通。如果客户没有来参展，可以在展会期间再次向他们发送邀请，并附上你们展位的照片，确保能清楚地看到公司名称和展位号。

拜访安排可以分为两个部分。首先，针对之前的老客户，可以询问他们是否方便在展会结束后进行拜访。其次，对于展会期间交流较为深入且表现出强烈兴趣的新客户，也可以沟通是否可以在展会结束后访问他们的公司。请记住，无论是新客户还是老客户，如果对方同意你去拜访，这通常表明客户有一定的潜力，是一个好的开端，因此要积极争取拜访机会。当然，还可以邀请客户一起吃饭，这种私下的活动适用于订单进展缓慢的情况。如果能够把负责采购的客户约出来吃饭，通常会有更好的结果（需要讨论的“条件”也要在餐会上谈清楚）。

客户信息的整理和跟进
每天晚上整理当天的客户信息时，建议对客户进行分类，比如分为重点客户、次重点客户和一般客户。分类方式可以根据实际情况调整，但重要的是这样可以让你优先跟进关键客户。不要等展会结束后才开始整理和跟进，因为从展会到你回公司后整理信息再跟进，可能已经过去一周，客户可能已收到其他竞争对手的信息或报价，并进入谈判阶段，届时跟进可能就为时已晚。因此，建议当天特别是对有意向的重点客户尽量当天跟进，最迟不超过第二天。跟进时，如果有合影，要附上照片，并在邮件中简要说明客户在展位上提出的问题或疑问，最后提供展位位置信息，方便客户再次访问。